#Verwaltung

Was mich 2018 bewegte?

Nicht nur Sie stört ausufernde Bürokratie, auch Verwaltungsmitarbeiter müssen in immer kürzeren Abständen eine Vielzahl neuer und geänderter Vorgaben berücksichtigen. Diese sorgen letztlich dafür, dass Anfragen und Aufgaben deutlich komplexer werden.

So ist bereits heute kaum eine Aufgabenstellung durch ein Fachamt allein zu bearbeiten, denn auch die Schnittmengen zu anderen Sachgebieten nehmen zu. Verwaltungsarbeit ist somit selten eine fachliche Einzelentscheidung, für schnelle und fundierte Bescheide ist immer die Teamleistung im Rathaus ausschlaggebend.

Kaum jemand von Ihnen wird es mitbekommen haben, aber die begonnene Strukturreform hat unseren Verwaltungsmitarbeitern bereits in den letzten Monaten einiges abverlangt. Diesen Weg erfolgreich weiterzugehen, das wird eine der zentralen Herausforderungen für das neue Oberhaupt der Verwaltung sein. Ein motivierendes Arbeitsumfeld sowie individuelle Förderung und Qualifikation sind der Schlüssel für mehr Servicequalität und Bürgernähe. Da unsere Einwohner ihren Alltag zunehmend digital vernetzt bewältigen, muss Verwaltungskompetenz Teil dieses Netzwerks werden. Gepaart mit flacher Organisation und kurzen Entscheidungswegen gelingt so die Neuausrichtung der Verwaltungsarbeit.

Eine Problemstellung vermag die Verwaltungsreform bisher jedoch nicht zu lösen. Auch weiterhin spielt das Team auf zwei Feldern – den verteilten Rathausstandorten geschuldet. Um die jeweiligen Stärken auf den einzelnen Positionen besser ins Spiel zu bringen, wird es konstruktiver Lösungen bedürfen – mittelfristig und bei sich öffnenden finanziellen Spielräumen im kommunalen Haushalt.

Was wurde seit 2018 geschafft?

  • Die Struktur der Verwaltung wurde an neue Aufgaben angepasst und leistungsstarke ausgerichtet. So wurden etwa der Fachbereich Technische Dienste und die Fördermittel- und Vergabestelle völlig neu gebildet.
  • Die Website der Gemeinde präsentiert sich technisch und optisch neu. Die App „Mein DoDo“ wurde erfolgreich eingeführt. Alle digitalen und gedruckten Veröffentlichungen tragen ein einheitliches Design. Die Öffentlichkeitsarbeit wurde personell verstärkt, wovon nicht nur Berichterstattung und Veranstaltungsplanung profitieren.
  • Vom Vergabeportal über die Kitaplatzvergabe bis zur Ticket- und Terminbuchung, ein Großteil der Prozesse und Leistungen ist heute digital abrufbar. Ausweisterminal und Bücherrückgabe, das Angebot der Gemeinde ist nicht mehr nur auf die regulären Öffnungszeiten beschränkt.
  • Nahezu jede Arbeitsaufgabe kann flexibel und mobil erbracht werden. Notebooks, Tablets und Videokonferenzen sind etablierter Standard. Mit dem neuen Geoportal ist eine wachsende Zahl von Informationen auch für unsere Bürger jederzeit und kartenbasiert abrufbar. Mit dem vorbereiteten Formularservice ist der Weg geebnet, um Anträge und Vorgänge auch Sonntags beim Frühstück zu starten.
  • Alle öffentlichen Gebäude verfügen über ein einheitliches Sicherheitskonzept, von der zentralen Schließung bis zur Überwachung auf Brand- und Einbruchsfälle. Heizungs- und Lüftungssystem lassen sich aus der Ferne steuern und Verbrauchs- wie Zustandsdaten zentral auswerten.
  • Auch die Ausstattung unseres Bauhofs ist an wachsende Aufgaben angepasst worden. Ob Ladekran, Raupenbagger, Walze oder modernste Winterdiensttechnik, auf die kleinen und großen Aufgaben des Alltags im Ort sind wir vorbereitet.
  • Fast alle Arbeits- und Aufgabengebiete der Kernverwaltung sind inzwischen an einem Rathausstandort gebündelt. Abläufe und Abstimmungen gestalten sich damit optimaler, das spart Zeit und Kosten.
  • Eine Kultur des lebenslangen Lernens, der steten Aus- und Weiterbildung hat in allen Verwaltungsbereichen Einzug gehalten. So entstehen Verwaltungsbiografien und als attraktiver Arbeitgeber profitieren wir von hohen Bewerberzahlen.

Was steht jetzt an?

  • Mit dem Neubau des Bürgerhauses „Haus Mühle“ bündeln sich absehbar alle Leistungen der Kernverwaltung an einem Ort. Und auch die kommunalen IT-Systeme bekommen Platz im neuen Rechenzentrum – optimal überwacht, ausfallsicher und energieeffizient betrieben.
  • Mit dem Abschluss der Arbeiten am Formularservice geht das digitale Rathaus in den Bürgerbetrieb! Schrittweise soll dieser Service auch Einzug in die App “Mein DoDo” erhalten.
  • Zur weiteren Optimierung von Prozessen und Schnittstellen stehen unsere Software-Lösungen auf dem Prüfstand. Weniger Systeme und klare Standards sind dabei genauso Ziel wie die Nutzung von KI-Anwendungen.
  • Und weil Wissen Probleme löst, Team-Training wie auch Aus- und Weiterbildung gewinnen weiter an Bedeutung…