Mit der Digitalisierung nahezu aller Lebens- und Arbeitsbereiche nimmt die Menge an Informationen und damit die Basis für Wissen stetig zu. Die digitale Welt verleitet aber auch dazu, zu viele vermeintlich relevante Informationen aufzusaugen. Dies kann die Arbeitsleistung ausbremsen, Prozesse lähmen und letztlich auch Arbeitsergebnisse verschlechtern. Die Herausforderung besteht folglich darin, Kenntnisse und Fähigkeiten gezielt zu entwickeln und bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen – eben Wissen zu managen.

Wie man vorhandene Erfahrung in komplex Verwaltungsabläufe einbezieht, diese Frage treibt derzeit viele Kommunen um. Drängend wird diese insbesondere dann, wenn sich Verwaltungen einer altersbedingten Personalfluktuation ausgesetzt sehen. Spätestens hier geht es auch um Wissensbewahrung. Was aber tun, wenn starre Stellenpläne und begrenzte Haushaltsmittel keine überlappende Nachbesetzung ermöglichen und so der Verlust von relevantem Wissen droht?

Zielführender und nachhaltiger ist es, Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe frühzeitig so zu gestalten, dass derartige Probleme erst gar nicht entstehen. Leichter gesagt als getan. Zwar bleiben auch Verwaltungen nicht von der Digitalisierung verschont und bieten spezielle Anwendungen und Plattformen auch für dieses Umfeld die Basis für Wissensaustausch und -archivierung, aber reichen technische Lösungen für erfolgreiches Wissensmanagement aus?

Bisher sind Netzwerk-, Austausch- und Kollaborationsplattformen in Verwaltungen wenig verbreitet und nicht selten bleiben die mit ihrer Einführung verbundenen Ziele unerreicht. Häufige Ursache: Es fehlt an der richtigen Kultur. Denn Wissen wird immer durch Menschen generiert, um es zu teilen bedarf es der notwendigen Bereitschaft der Mitarbeiter. Wissensaustausch braucht dafür Vorbilder, muss Wertschätzung erfahren und die Vorteile für den Einzelnen wie auch die Organisation erlebbar machen. Erst wenn Problemlösungen leichter entstehen und Mitarbeiter für sich einen konkreten Nutzen erkennen gelingt Wissensmanagement.

Dieser Kulturwandel braucht Führung, wird aber durch hierarchisches Denken unterbunden. Eine offene Kommunikationskultur funktioniert nur losgelöst von Personen und Rangordnungen, denn sie nutzt horizontale wie vertikale Wege für einen lösungsorientierten Austausch. Erst die Verbindung von Technik und Kultur schafft folglich die Grundlage für eine effiziente Nutzung von Verwaltungswissen – und somit für schnelle und bürgerorientierte Entscheidungen.

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